レシートを撮影するだけで経費処理が終わる。動画制作会社の会計ソフトへの入力を15万円で自動化した話

動画制作会社の経費のレシートを、スマホで撮影するだけで会計ソフトへの登録まで終わる仕組みを作りました。法人カードか個人の立替かの見分け、証憑の登録、取引の登録、品目と備考の入力まで、人は何もしません。開発期間は3週間、費用は15万円です。

会計ソフトの公式アプリにも、レシートを撮って証憑として保存する機能はあります。変わったのは、その先の「どの支払手段か見分けて、取引に結びつけて、科目と品目を入れる」作業を人がしなくなったことです。もしこれをシステム開発会社に頼めば、レシートの読み取りと会計ソフト連携を含む経費精算の仕組みで200万〜500万円になるのが一般的です。AI実装デスクは、これを少なく見ても13分の1の費用で実現したことになります。

どんな状態だったか（Before）

この会社の経費のレシートは月30枚ほどです。担当者がレシートを1枚ずつ見て、法人カード・個人カード・現金のどれで払ったかを見分け、会計ソフトのアプリで撮影していました。法人カードで払った分はカード会社の明細が会計ソフトに届いてから結びつける必要があるため、明細が来るまで別に取り置き、あとでまとめて処理していました。1枚あたり10分ほど、月に5時間の作業です。

もう1つ、人の目では判断できないレシートがありました。カード番号の下4桁が印字されないレシートは、法人カードで払ったのか代表の個人カードで払ったのか、レシートを見ても分かりません。払った本人に聞くか、カード明細が届くのを待って照らし合わせるしかありませんでした。

つまり、レシートも、会計ソフトに届くカード明細もそろっているのに、両方を突き合わせて結びつけるのは人の仕事、という状態でした。

AI実装デスクが作ったもの

1. 撮影するだけの画面: スマホのホーム画面に置くアプリです。開いてシャッターを1回押すと、撮影と送信が同時に終わります。何枚でも続けて撮れます。
2. AIによる読み取りと支払手段の分類: 写真から日付・金額・店名・支払手段・カード番号の下4桁を読み取り、会社が使っている法人カードの番号と照らして、法人カード・個人カード・現金のどれかを決めます。勘定科目の候補もこの会社のルールに沿って選びます。
3. 会計ソフトへの証憑登録: 読み取った日付・金額・店名を付けて、会計ソフトの証憑箱に登録します。メモには科目の候補と、この1枚がどこまで処理されたかが書かれます。
4. 法人カード分は、カード明細の取引へ自動で添付: 会計ソフトに届いたカード明細から生まれた取引を探し、同じ日・同じ金額の取引がちょうど1件あれば、そこへ証憑を結びつけます。
5. 個人カード・現金分は、取引の登録まで自動: 代表の立替として取引を登録し、証憑を添付します。品目と備考（店名・人数・区間など）もAIが入れます。
6. 見分けられない分は、カード明細を45日間見張って自動で確定: 下4桁が読めないレシートは、会計ソフトのカード明細に同じ金額が現れれば法人カード、45日待っても現れなければ立替として、どちらも自動で登録します。人に聞きません。
7. レシートと利用明細の2枚組を自動で組にする: 別々に撮っても、同じ日・同じ金額で片方だけにカード番号がある組を見つけて結びつけます。
8. 結果はチャットに届く: 1回の取り込みごとにチャットのスレッドが立ち、1枚ずつ「何と読んで、どう処理したか」が並びます。急ぐときは「法人」「個人」と一言返信すれば、その場で確定します。
9. 分類ルールは社内のメモページを直すだけで反映: 科目の選び方・法人カードの番号・飲食費の扱いは、会社のメモページに書いてあります。そこを書き換えると、次のレシートから新しいルールで動きます。

実際に活用し続けるための工夫

レシートを読み取ること自体は、AIを使えば難しくありません。難しいのは、間違えたときに会計を汚さないことと、人に戻す作業を残さないことです。この案件で入れた工夫は次の4つです。ここに専門家の仕事があります。

• この会社の経理ルールをそのまま引き継ぐ: 最初にしたのは、担当者が使っていた手順書を預かることです。科目の呼び方はこの会社固有のものがあり、書籍は「資料費」、サービスの月額は「システム利用料」と決まっていました。飲食費を1人いくらで分ける基準や、法人カードの番号もそこにあります。AIにはこのルールをそのまま渡し、一般的な経理の常識で勝手に判断させません。
• 人が見ても分からないものを、人に戻さない: カード番号のないレシートは、人が見ても法人か個人か分かりません。そこで「人に聞く」のをやめ、会計ソフトに届くカード明細を判定機にしました。明細に出れば法人、出なければ立替。どちらも自動で登録するので、確認の問い合わせが担当者に届きません。
• 間違えても二重計上にならない側に倒す: 同じ日・同じ金額の取引がすでにあれば登録しません。法人カードと分かっている分は、明細が見つからなくても立替として登録しません。取引が複数あって特定できないときも触りません。自動で処理する範囲を「確信があるときだけ」に絞り、迷うものは1回だけ人に知らせて待ちます。
• 公開後も実際のレシートを見て直す: 動かし始めてから、レシートとカード明細を並べて1枚に撮る想定が実際には別々に撮られること、電子マネーと読んだレシートが法人カード払いだったことが分かりました。前者は2枚組を自動で組にする機能を足し、後者は即登録をやめて明細の突き合わせ待ちに回す形に変えました。作って終わりにせず、運用の実態に合わせて直しています。

結果、どうなったか（After）

• レシートの処理に人がかける時間が、月5時間からゼロになった: 担当者の仕事は撮影するだけになりました。見分ける・撮る・取り置く・後で結びつける、の全部がなくなりました。これにより、担当者の時間が本業に戻り、利益アップにつながっています。
• 法人カードか立替かを、人が判断しなくてよくなった: カード番号のないレシートも、カード明細との突き合わせで自動的に確定するようになりました。これにより、払った本人への確認や明細待ちの取り置きがなくなり、経理の手が止まらなくなりました。
• 経費が撮った日のうちに会計ソフトに載るようになった: 証憑は撮影した直後に登録され、取引も順次結びつくようになりました。これにより、月末を待たずに経費の状況が会計ソフトで見えるようになり、数字をもとにした判断が早くなりました。
• 証憑と取引が、自動で結びつくようになった: 法人カードの取引に証憑が添付され、立替の取引は証憑つきで登録されるようになりました。これにより、証憑の付け忘れを探す作業がなくなり、決算前の確認が短く済むようになりました。
• レシート処理の人件費だけで1年で回収できる: 月5時間の作業は、時給2,500円なら月12,500円です。これがなくなるだけで、15万円は12ヶ月で戻ります。担当者がその5時間で売上につながる仕事を1つでも進めれば、回収はもっと早くなります。

費用と期間

項目	内容
立ち上げ（手順書の引き継ぎから公開まで）	3週間・15万円
会計ソフト	今使っているものをそのまま
スマホのアプリ	追加費用なし（ホーム画面に置くだけ）
サーバーの維持費	なし（会社がすでに使っている仕組みに同居）

もしこれを開発会社に頼めば、レシートの読み取り・会計ソフト連携・スマホからの送信を含む経費精算の仕組みで、200万〜500万円が一般的です。差が出る理由は、手順書の引き継ぎ以外のほとんどを私たちがAIを使って作るからです。人が手を動かす時間が一桁少なくなり、費用もそれに比例します。ルールが変わったときも、メモページを直すだけなので追加の開発費はかかりません。

今後の拡張アイデア

レシートを撮影すれば会計ソフトに載る、という土台ができると、同じ入口に他の書類も流せます。

• 請求書のPDFも同じ入口へ: メールで届く請求書を転送するだけで、証憑登録と支払予定の取引登録まで終わらせる。
• 交通費の自動計上: 交通系ICカードの利用履歴を取り込み、区間と金額を読んで旅費交通費として登録する。
• 立替精算の自動集計: 代表や社員の立替分を月ごとに集計し、振込額と明細をチャットに出す。
• 月次の締めの前にチャットで一覧: 証憑が付いていない取引と、明細が来ていない法人カード分を、締めの数日前に一覧で知らせる。

いずれも、読み取りと会計ソフト連携の土台があれば、1つずつ小さく足していけるものです。

御社の場合は

動画制作会社の話として読む必要はありません。この仕組みの本体は「撮影するだけで会計ソフトへの登録まで終わる」ことと「人が見分けられないものをカード明細で自動的に確定する」ことの2つです。

• 法人カードと個人の立替が混ざっている会社: 見分けと突き合わせの作業がそのまま自動化の対象です。カード番号が印字されないレシートが多いほど、効果は大きくなります。
• レシートを溜めて月末にまとめて処理している会社: 撮影した日のうちに証憑が登録されるので、月末の山がなくなります。担当者が1人で経理を兼ねている会社ほど向いています。
• 経理を税理士や外部に任せている会社: 撮影するだけで証憑と取引がそろうので、外部へ渡す前の整理がいらなくなります。相手が使っている会計ソフトに合わせて作れます。
• レシートが月に数枚しかない会社: この場合は会計ソフトの公式アプリで撮影するだけで十分です。自動化する作業の量が少なく、費用が戻りにくいので、おすすめしません。

この会社では3週間・15万円でした。会計ソフトの種類は問いません。レシートの枚数と、支払手段の種類の多さで、規模と期間は変わります。